Każda spółka lub osoba prywatna, która trudni się profesjonalnym i nieustannym eksportem towarów, ich sprowadzaniem zza granicy w celu na przykład własnej działalności handlowej, w końcu natknie się na formalności dotyczące odprawy celnej. Dla dużej liczny przedsiębiorców będzie to spotkanie z oficjalnymi procedurami i nie każdy będzie w stanie sobie sobie szybko i bezproblemowo z tym poradzić. Właśnie w takich sytuacjach nieodzowną staje się pomoc agencji celnej.W dużym skrócie najłatwiej więc uznać usługi agencji celnej za formę pośrednictwa między osobami lub przedsiębiorstwami importującymi czy też wysyłającymi coś do innych krajów a Urzędem Celnym.
Jest to pośrednictwo o tyle ważne, że bazuje najczęściej na kilkuletnim doświadczeniu pracowników takich agencji, nawiązanych kontaktach z urzędnikami i przede wszystkim aktualną znajomością bieżących aktów prawnych. Jeżeli dana firma nie ma czasu zajmować się wszystkim samodzielnie, wertować stosów rozporządzeń, a potem zastanawiać się, czy na pewno dokonano wymaganych formalności – doskonałym wyjściem okazuje się skorzystanie z outsourcingowych usług bardziej doświadczonych podmiotów. Dzięki temu cała procedura importu oraz wysyłania towarów znacznie się skraca, minimalizowane też jest wręcz zupełnie ryzyko popełnienia przypadkowo niechcianego błędu, który mógłby stać się przyczyną cofnięcia towaru z granicy.
W usługi agencji celnej zalicza się przede wszystkim kilkoma głównymi działaniami, zwalniając z nich przedsiębiorcę, o ile otrzymała od niego odpowiednie upoważnienia. Dokonuje za niego zgłoszeń celnych; sporządza niezbędną dokumentację wymaganą do odpraw celnych, w tym deklarację INTRASTAT oraz dokumentację akcyzową; kalkuluje końcowe kwoty należności z racji importu lub eksportu towaru. Mimo że z pozoru te trzy elementy mogą wydawać się proste w realizacji i związane ze znikomą odpowiedzialnością, jest całkowicie odwrotnie. Zadaniem agencji jest także czuwanie nad tym, aby nadawca (klient) wiedział, które certyfikaty powinien uzyskać, aby móc bez problemu wysłać towar do konkretnego kraju przeznaczenia.