Gdzie powinno być zlokalizowane firmowe archiwum, by twoim aktom nic nie groziło? W tym artykule skupiamy się na bezpieczeństwie. Sprawdź, w jaki sposób dobrze będzie o nie zadbać i w ten sposób ochronić swoje dane przed ewentualnym wyciekiem.
Co musisz wiedzieć, żeby zadbać o bezpieczeństwo?
Aktom zagrażają różne czynniki. Część z nich pochodzi bezpośrednio od ludzi. Mowa o nieupoważnionym dostępie. Planując przechowywanie dokumentów musimy więc zadbać o to, by dostęp miały do niego jedynie wyznaczone osoby. Oprócz czynnika ludzkiego musimy też zwrócić uwagę na bardzo prozaiczną kwestię, a mianowicie na to, że papier z czasem niszczeje. Na jego kondycję negatywnie wpłynie m.in. zła temperatura oraz wilgotność.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów zawsze powinno uwzględniać także czynniki losowe. Chociaż niechętnie myślimy o takich sytuacjach, zdecydowanie musimy przeanalizować także takie przypadki. Powodzie, pożary, inne zagrożenia – to także może sprawić, że stracimy nasze informacje. Co więc zrobić, żeby magazynowanie dokumentów firmowych było wolne od tego typu problemów? Wydaje się, że najskuteczniejszym i jednocześnie najłatwiejszym sposobem jest współpraca ze specjalistami.
Profesjonalne przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO
Eksperci w tej branży znają wszystkie przepisy, których należy przestrzegać, żeby dobrze wywiązać się ze swojego obowiązku. Spada wiec z nas obowiązek ciągłego obserwowania zmian prawnych w tym zakresie – możemy być pewni, że specjaliści zapewnią, by wybraną przez nas usługę można było opisać jako profesjonalne przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO.
Magazynowanie dokumentów – czy należy korzystać z zewnętrznej pomocy?
Nie mamy takiego obowiązku, co nie zmienia jednak faktu, że to właśnie pójście tą drogą przynosi najwięcej korzyści. Wszystko dlatego, że usługa przechowywania dokumentów skonstruowana jest przed doświadczonych specjalistów. Wiedzą więc, w jaki sposób zatroszczyć się o każdy etap procesu:
- stawiają na sprawdzone zabezpieczenia;
- stosują się do wymogów prawnych;
- dopasowują swoją działalność do zmian w przepisach.
Chociaż obecny kształt prawa nie nakazuje nam takiej opcji jak usługa przechowywania dokumentów , w przeważającej licznie przypadków to właśnie takie rozwiązanie będzie najkorzystniejsze pod względem bezpieczeństwa. Tutaj należy zaznaczyć, że wiele zależy także od tego, jakiego usługodawcę wybierzemy. Rzetelną pomoc w tym zakresie proponuje m.in. firma Destroy&Recycling.