Niezaprzeczalnym elementem funkcjonowania każdej firmy, jest archiwizacja akt. Jak należy ją przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami? Jakich reguł trzeba przestrzegać? Jakie są zasady archiwizacji i przechowywania dokumentów firmowych? Na te pytania postaramy się udzielić odpowiedzi w poniższym artykule.
Archiwizacja akt – zasady
Wbrew temu, co może się wydawać archiwizacja akt, stanowi dosyć skomplikowaną procedurę, która powinna odbywać się w zgodzie z przepisami. Dla wybranych typów akt zostały ustalone odgórnie okresy ich przechowywania, metody gromadzenia danych, jak również warunki, które muszą panować w pomieszczeniach przeznaczonych do archiwizacji dokumentacji.
Archiwizacja dokumentów powinna obejmować ich podział na grupy, według typu albo tematu. Konieczne jest zachowanie porządku chronologicznego, zaś posegregowane akta powinny zostać opisane w czytelny sposób, co ułatwia wyszukiwanie wybranych informacji. Najważniejszą kwestię stanowi jednakże bezpieczeństwo – archiwizacja dokumentacji powinna odbywać się w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp będą mieć tylko uprawnione osoby.
Archiwizacja akt – najlepsze metody
Jeszcze do niedawna przedsiębiorstwa oraz instytucje posługiwały się tylko dokumentacją w formie papierowej. Archiwizacja akt, obejmuje umieszczenie ich we właściwie opisanych szafkach i przeniesienie ich do specjalnych szaf. Taką metodę archiwizacji akt ciągle się wykorzystuje. Jest ona łatwa do realizacji, niemniej jednak ma sporo minusów. Związana jest z koniecznością posiadania dużej przestrzeni na poczet archiwum. Ponadto wyszukiwanie dokumentacji zajmuje sporo czasu i istnieje ryzyko ich zniszczenia czy zagubienia. Alternatywę, która cieszy się ostatnimi czasy dużą popularnością, jest archiwizacja cyfrowa. Dokumentacja elektroniczna pod postacią plików przechowywana jest między innymi:
- w chmurze danych,
- w zasobach serwerów firmowych,
- na zewnętrznych nośnikach pamięci.
Takie rozwiązanie zaliczane jest do najlepszych spośród dostępnych metod archiwizacji dokumentacji, a do jego najważniejszych zalet trzeba zaliczyć wysoki poziom ochrony i łatwy dostęp do dokumentów. Cyfrowe archiwa są również tanie w utrzymaniu. Zarządzaniem nimi zajmuje się oprogramowanie, za którego pomocą możemy bardzo szybko dotrzeć do potrzebnych informacji. Ostatnią opcję stanowi tak zwane skanowanie na żądanie, które jest połączeniem obu powyższych metod. Wykonuje się skany dokumentów, które pod postacią cyfrową zapisywane są na twardych dyskach, a równocześnie wersje papierowe trzyma się w archiwum danych.
Usługa zewnętrznego archiwizowania dokumentacji – czy to dobry pomysł?
Proces archiwizacji dokumentacji nierzadko jest dość skomplikowany i długotrwały. Powierzenie przechowywania akt wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, jest w tym wypadku idealnym rozwiązaniem, które niesie ze sobą wiele korzyści takich, jak zyskanie przestrzeni biurowej, bezpieczeństwa dokumentacji czy łatwego dostępu i możliwości pobierania dokumentacji w dowolnym momencie.